Introduction
Les entretiens annuels devraient être un moment fort : écouter, reconnaître et projeter vos collaborateurs dans l’avenir. Pourtant, 69 % d’entre eux – et de leurs managers – ne voient pas l’utilité du processus.
Changer de logiciel ? Pas toujours possible, faute de budget ou de temps.
Bonne nouvelle : en optimisant simplement votre trame, vous pouvez transformer un exercice souvent perçu comme administratif en un outil concret de motivation, d’engagement et de pilotage RH.
1. Ne posez pas de questions… si vous ne savez pas quoi en faire
Beaucoup de collaborateurs ont l’impression de “remplir des cases pour rien”. Résultat : l’entretien perd tout son sens et devient purement administratif.
À l’origine, il s’agit pourtant d’un moment d’écoute et d’échange. Ce qui manque souvent : le lien entre ce qui est dit et les actions qui en découlent.
Le problème n’est pas propre aux entretiens : on le retrouve dans les enquêtes annuelles ou les baromètres sociaux. Si aucune action visible ne suit, la confiance et l’engagement chutent.
📚 Il existe beaucoup d’études sur le sujet. En voici quelques-unes :
- Théorie de la justice organisationnelle : quand les promesses sont vaines, motivation et engagement s’effondrent.
- Effet Pygmalion inversé : créer des attentes sans les satisfaire démotive plus que de ne rien promettre.
- Gallup Q12 : un faible suivi des feedbacks entraîne une baisse de la confiance, parfois en dessous du niveau initial.
💡 Bon réflexe
- Avant d’ajouter une question, demandez-vous : Comment vais-je analyser cette réponse ? Quelle action pourra en découler ?
- Expliquez à quoi sert chaque question via une courte aide contextuelle, en précisant le bénéfice pour le collaborateur et pour le manager.
- Faites en sorte que chaque entretien débouche sur des décisions ou un plan d’actions clair : besoins de formation, reconnaissance, évolution salariale, mobilité à envisager, etc.
2. Structurez vos questions pour mieux exploiter les données
Une question ouverte de type zone de texte présente souvent des limites pour l’analyse.
Prenons l’exemple d’une case commentaire comme « Souhait de mobilité ». Celle-ci peut être avantageusement remplacée par une suite de questions fermées ou semi-ouvertes, beaucoup plus faciles à exploiter :
- Avez-vous un souhait de mobilité ? (oui / non)
- Si oui, lequel ?
Idéalement, la seconde question n’apparaît que si la réponse à la première est « oui ».
Encore mieux : proposer au collaborateur de sélectionner directement son souhait de mobilité dans une liste de métiers ou de postes prédéfinis.
Cette méthode de structuration des données permet ensuite de :
- identifier en un clic tous les collaborateurs exprimant un souhait sur une même famille de métiers,
- réaliser des calculs de proximité entre le profil actuel du collaborateur et le poste visé, en tenant compte de critères comme :
- compétences,
- appétences,
- mobilité géographique,
- rémunération,
- langues.
De plus, l’application peut aller plus loin en suggérant immédiatement des offres ouvertes correspondant aux choix exprimés par le collaborateur.
Ainsi, une telle structuration des données enrichit considérablement l’expérience de l’entretien, à la fois pour le collaborateur (qui se sent accompagné dans sa démarche) et pour le manager (qui dispose d’informations exploitables et comparables).
3. Rendez vos collaborateurs acteurs de leur entretien
Beaucoup de trames sont encore écrites pour… les managers. Le manager évalue, fixe les objectifs, clôture la discussion.
Résultat : le collaborateur subit plus qu’il ne participe.
Inverser la logique
- Orientez les questions vers le collaborateur : c’est son entretien, pas celui du manager.
- Demandez-lui de préparer ses réponses en amont, idéalement en ligne.
- Faites du manager un coach : il écoute activement, guide la réflexion et aligne les enjeux de l’entreprise avec les attentes du collaborateur.
📌 Ce principe se retrouve dans les méthodes comme les OKR, où l’adhésion est bien meilleure lorsque les objectifs sont co-construits.
Conclusion
Vous n’avez pas besoin de changer de logiciel pour améliorer significativement vos entretiens.
- Supprimez les questions inutiles et concentrez-vous sur celles qui mènent à des actions.
- Structurez les réponses pour faciliter l’analyse et déclencher des décisions rapides.
- Donnez aux collaborateurs la responsabilité de leur entretien, pour passer d’un exercice subi à un échange engageant.
En appliquant ces trois leviers, vous transformerez vos entretiens en un outil stratégique au service de l’engagement, du développement et de la performance collective.
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