1. L’entretien : plus qu’un simple questionnaire
Un entretien annuel, c’est avant tout une succession de questions. Chaque question génère une donnée qui, si elle est bien analysée, peut fournir des enseignements précieux.
Mais l’entretien, c’est aussi l’occasion d’aborder des thèmes spécifiques comme les objectifs, les compétences et les formations. Ces trois sujets disposent généralement de modules dédiés dans les logiciels RH, avec leurs propres reportings métiers.
Ici, nous allons nous concentrer uniquement sur l’analyse des questions elles-mêmes — et non sur les analyses déjà connues liées aux objectifs, compétences ou formations.
2. Suivre l’évolution des réponses dans le temps
Une pratique encore rare : analyser l’évolution des réponses d’une année sur l’autre.
Dans les baromètres sociaux ou enquêtes annuelles, c’est courant. Dans les entretiens annuels, beaucoup moins.
Pourquoi ?
Parce que dans de nombreux logiciels RH, les questions sont créées à la volée pour chaque campagne. Résultat : même si deux questions sont identiques dans leur libellé, le système les considère comme différentes.
Cela empêche de suivre les tendances dans le temps : évolution du bien-être, de la santé mentale, de l’alignement avec l’entreprise ou encore des besoins exprimés par les collaborateurs.
Pourtant, comme pour un baromètre social, ces analyses temporelles sont essentielles pour comprendre les dynamiques internes.
3. Harmoniser les questions pour croiser les données
Un autre frein à l’analyse vient des variations de formulation entre les différents processus RH.
Un exemple concret :
- Dans un baromètre social, la question sur l’équilibre pro/perso est formulée d’une certaine manière.
- Dans l’entretien annuel, elle est posée différemment.
- Dans l’entretien de sortie, encore autrement.
Conséquence : les réponses ne sont pas comparables, et il devient impossible de faire des analyses croisées.
Si les questions existent de manière unique et structurée dans l’application, elles peuvent être utilisées dans différents contextes tout en gardant la même base. Cela ouvre la porte à des analyses transverses puissantes, capables de participer à la détection des signaux faibles de désengagement ou de départ.
4. Mesurer les dissonances pour détecter les signaux faibles
Lorsque les mêmes questions sont posées dans plusieurs contextes (anonymes ou non), il devient possible de mesurer les écarts de réponses.
Par exemple :
- Différence entre ce qu’un collaborateur déclare anonymement et ce qu’il dit à son manager.
- Écart entre l’auto-évaluation d’un collaborateur et l’évaluation faite par son manager.
Ces dissonances peuvent en dire long sur le climat social d’une équipe, le niveau de confiance ou la liberté d’expression perçue.
À noter : ces analyses se font toujours au niveau d’une équipe d’au moins cinq personnes pour préserver l’anonymat, comme dans les baromètres sociaux.
5. Évaluer la qualité globale des entretiens
On peut aller au-delà de l’analyse question par question pour obtenir une vision globale.
Par exemple, un score de qualité peut être calculé en fonction de la richesse des échanges : trop de “RAS” ou “OK” fait baisser ce score.
Autres indicateurs utiles :
- Temps passé à réaliser l’entretien
- Satisfaction du collaborateur (mesurée en fin d’entretien avec une échelle de 1 à 10)
- Analyse de sentiments et son évolution d’une période à une autre
- Alertes sur les RPS (risques psychosociaux) grâce à un score de confiance basé sur la qualité des données et leur croisement avec d’autres sources.
À noter : les entretiens ne sont qu’une partie de l’identification des RPS. Les meilleures sources restent, avec consentement, l’analyse des échanges dans la messagerie ou la messagerie instantanée. Mais culturellement, cette pratique reste peu acceptée aujourd’hui.
6. Passer de l’analyse… à l’action
Analyser les données, c’est bien.
Identifier les points prioritaires, c’est mieux.
Proposer des actions concrètes et adaptées, c’est encore plus efficace.
Deux approches sont possibles :
Actions manuelles
Ce sont les décisions prises pendant l’entretien :
- Formations à suivre
- Actions de mentorat ou de coaching
- Feedbacks réguliers (1to1)
- Points de suivi sur les objectifs
- Rendez-vous programmés pour parler évolution professionnelle ou rémunération
L’outil peut prévoir un espace pour noter ces actions et envoyer des rappels aux dates prévues.
Actions proposées par l’application
Grâce aux données déjà connues (profil professionnel, besoins de reconnaissance, préférences d’accompagnement…), l’application peut suggérer automatiquement :
- De féliciter régulièrement un collaborateur
- De prévoir un feedback mensuel
- De revoir un collaborateur après un signal faible sur le bien-être
- D’inviter un collaborateur à passer un test de personnalité professionnelle
- De recommander au manager une formation ou un accompagnement RH si ses indicateurs RH le suggèrent
Ces suggestions peuvent aussi croiser d’autres données : people review, humeur du jour, appétences, projet professionnel…
Conclusion
L’entretien annuel ne doit pas rester un rituel administratif. Bien exploité, il devient un outil stratégique pour :
- Comprendre les évolutions dans le temps
- Croiser et harmoniser les données RH
- Identifier les signaux faibles
- Renforcer la confiance et l’engagement
- Déclencher des actions concrètes, personnalisées et pertinentes
C’est un changement de posture : passer de la simple collecte d’informations à une démarche proactive au service du bien-être et de la performance des équipes.
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