Introduction
Marre des “OK” ou “RAS” dans les entretiens ?
Fatigué de voir un manager revenir deux mois plus tard
en annonçant qu’il faut se séparer d’un collaborateur…
alors que rien n’avait été mentionné auparavant ?
Ou de perdre des talents qui partent
parce qu’ils n’ont pas été écoutés activement ?
Bonne nouvelle :
il existe des solutions simples à mettre en œuvre,
sans changer de logiciel.
1. Donner du courage managérial à vos managers
Vous connaissez la communication assertive ?
Ce concept repose sur deux piliers :
- la bienveillance sincère
- la franchise directe
Il ne s’agit ni d’honnêteté brutale,
ni de bienveillance molle
mais d’un équilibre :
reconnaître avec précision les points positifs
tout en abordant clairement les axes d’amélioration,
le tout avec empathie.
Cette approche rejoint d’autres méthodes :
- feedback constructif,
- communication non violente (CNV)
- méthode OSBD (Observation, Sentiment, Besoin, Demande).
Mais ça, c’est la théorie…
Dans la pratique
Les comportements managériaux sont très hétérogènes.
Les managers font comme ils peuvent
avec leur intelligence émotionnelle,
leur écoute active
et leur empathie.
L’idéal ?
Les aider en temps réel,
pendant les entretiens,
avec des conseils adaptés au profil du collaborateur.
On ne communique pas de la même manière selon la personne en face.
Il faut respecter la singularité et unicité de chacun.
Imaginez un assistant RH virtuel qui connaît :
- la théorie du feedback,
- le profil de fonctionnement professionnel du collaborateur,
- le sujet à traiter…
… et qui intervient sur l’instant pour guider le manager.
Hé bien, cet assistant virtuel,
vous ne l’avez pas.
Alors comment faire ?
Dans vos entretiens,
vous pouvez proposer de la formation just-in-time.
Un lien vers une vidéo explicative,
Un lien vers une fiche pratique.
Pas besoin de créer du contenu sur mesure.
Il existe de multiples supports prêts à l’emploi
sur les meilleurs sites Internet.
Vous pouvez appliquer ces même conseils
pour aider à la saisie des objectifs SMART, par exemple.
2. Aider le manager à saisir des informations de qualité
Le manager ne sait parfois pas
comment établir un dialogue de qualité avec son collaborateur,
sur une question en particulier.
Vous avez 4 solutions :
- Préremplir la case où il doit saisir son texte
avec des conseils pour aborder ce sujet, - Mettre du texte au dessus de la case
expliquant comment la remplir, - Proposer un lien vers une page explicative plus détaillée
si le texte est trop long - Mettre une aide en ligne accessible
en passant sa souris sur le petit point d’interrogation du champ
N’hésitez pas à mettre des explications.
Ce qui est évident pour vous en tant que RH
ne l’est pas forcément pour les managers et collaborateurs.
Ils n’ont pas reçu la même formation
et n’ont pas la même expérience.
3. Amélioration continue
Solution eNPS
Posez une simple question à la fin de l’entretien :
Sur une échelle de 1 à 10,
comment évaluez vous la compréhension de ce que vous avez à saisir ?
Si la réponse est inférieure ou égale à 7,
le manager est invité à saisir un commentaire
pour préciser ses idées.
Vous pouvez lire les commentaires au fur et à mesure
et capitaliser dessus pour améliorer votre trame d’entretien,
celle de cette année
ou celle de l’année prochaine.
Solution email
Autre solution complémentaire :
au début et à la fin de l’entretien,
invitez vos managers à vous envoyer un email
avec leurs suggestions
pour rendre l’entretien plus facile à saisir
et à comprendre.
Préremplissez les données au maximum
Un nouveau manager sera ravi d’avoir un maximum de données
pour réaliser l’entretien d’un collaborateur.
Un manager ayant beaucoup de collaborateurs aussi.
En théorie, une grande partie d’un entretien annuel peut être préremplie.
Les sections les plus simples à remplir à l’avance concernent les données historiques :
- Historiques de carrière
- Historiques de rémunération
- Historiques de formation
- Historiques des entretiens
- Timeline des événements collaborateurs des dernières années
D’autres parties peuvent également être anticipées si, par exemple,
votre politique RH responsabilise les collaborateurs sur la gestion de leur parcours professionnel.
Ils peuvent ainsi mettre à jour, tout au long de l’année :
- Le suivi de leurs objectifs
- Leur profil de compétences
- Leur projet professionnel
- Leurs demandes de formation
4. Autres améliorations possibles
Réussir à obtenir des données de qualité passe aussi par d’autres sujets.
Nous abordons ces sujets dans d’autres articles.
Les collaborateurs et managers doivent par exemple :
- adhérer à l’intérêt des entretiens,
- s’approprier la solution
- et adopter le processus entretiens.
Autre exemple.
Dans l’idéal, les demandes de formation sont forcément liées :
- à un objectif
- ou à une compétence
- ou à un projet professionnel
Conclusion
Améliorer la qualité du contenu saisi par les managers,
ce n’est pas juste une question de volonté, c’est :
- donner les bonnes méthodes au moment où les managers en ont besoin
- donner les bonnes explications pour aider à la saisie
- écouter les retours des managers pour améliorer en continue votre trame d’entretiens.
Ces articles peuvent vous intéresser :
