Introduction
Atteindre un taux de 100% de complétion des entretiens annuels est un objectif… ambitieux.
Et pour cause : il y a toujours des exceptions. Un collaborateur qui quitte l’entreprise à la dernière minute, un congé imprévu, un manager débordé…
Mais il est encore trop fréquent de constater des taux en dessous de 85%, parfois bien moins, malgré des semaines de relances et d’organisation côté RH.
Or, ce taux ne reflète pas seulement un indicateur administratif.
Ne pas faire l’entretien, c’est aussi laisser un collaborateur sans accompagnement RH, avec un risque juridique… mais surtout un risque humain : absence de reconnaissance, besoins non exprimés, désengagement.
Alors, comment approcher ce fameux 100%… sans y laisser votre énergie (et votre santé) ?
1. Adhésion : la clé avant tout
Le premier levier, et de loin le plus puissant, c’est travailler sur l’adhésion.
Une étude montre que 69% des collaborateurs et managers considèrent l’entretien comme un exercice administratif, sans valeur ajoutée réelle. Autrement dit : ils ne croient pas en son utilité.
Communiquer sur le “pourquoi”
Avant même de lancer les entretiens, prenez le temps d’expliquer leur sens.
Ce qui est évident pour vous en tant que RH ne l’est pas forcément pour un manager ou un collaborateur.
- Rappelez la finalité : écouter pour mieux comprendre et mieux agir.
- Mettez en avant les bénéfices concrets : équilibre vie pro/perso, développement des compétences, évolution professionnelle.
- Valorisez la reconnaissance : ce n’est pas qu’un formulaire, c’est aussi un moment pour reconnaître les réussites, comprendre les motivations et adapter le management.
Osez l’humilité
Dites-le clairement : un entretien ne résout pas tout, et certaines actions prennent du temps à se concrétiser.
Encouragez les collaborateurs à partager ce qui ne va pas, et montrez que chaque mot compte.
💡 Astuce :
- Mentionnez dans vos communications que vous lisez tous les entretiens.
- Répétez ces messages dans le logiciel de gestion des entretiens, dans vos relances emails, et même dans l’explication de chaque question du formulaire.
- Répétez encore. Ce qui est évident pour vous ne l’est pas pour les autres.
2. Appropriation : rendre l’exercice pertinent et motivant
Une fois la communication réussie, vos équipes abordent l’entretien avec un état d’esprit plus positif.
Il faut maintenant éviter la déception.
Soignez le contenu
- Vérifiez que votre trame d’entretien est claire, utile, et adaptée à votre culture.
- Supprimez les questions inutiles ou trop redondantes.
- Si possible, utilisez un logiciel qui relie les objectifs individuels aux objectifs d’entreprise (méthode OKR) et qui aide les managers à les formuler de façon SMART.
Adaptez aux profils
Un bon outil permet d’adapter la rédaction et la formulation des objectifs selon :
- Les motivations du collaborateur (apprentissage, challenge, prime, reconnaissance…)
- Son besoin d’autonomie ou d’accompagnement
- Son style de management préféré
Sans technologie adaptée, les résultats dépendent fortement de la sensibilité et des compétences du manager. Avec un outil moderne, vous standardisez la qualité grâce à des suggestions personnalisées et alignées avec le collaborateur.
Expérience utilisateur : l’ergonomie au service de l’engagement
Ne sous-estimez pas l’impact de l’interface.
Un outil compliqué ou visuellement daté peut freiner l’adoption, même si le contenu est pertinent.
Aujourd’hui, nous sommes habitués, dans notre vie personnelle, à des applications fluides, esthétiques et intuitives.
En entreprise, la tolérance pour les outils vieillissants est de plus en plus faible.
💡 Conseil RH pragmatique : investir dans un logiciel ergonomique, agréable et moderne, c’est aussi envoyer un signal fort : “Nous prenons cet exercice au sérieux”.
3. Adoption : ancrer la pratique après l’entretien
Vos équipes ont adhéré, elles ont trouvé du sens, elles ont apprécié l’outil…
Mais le plus gros risque est de laisser retomber l’élan juste après.
Transformez l’entretien en actions concrètes
- Formations validées
- Ajustements de salaire
- Changements d’organisation
- Projets professionnels à suivre
Et, pour ce qui ne peut pas se traiter immédiatement, planifiez des points intermédiaires :
- 6 mois après pour reparler d’une évolution pro
- 4 mois après pour reparler rémunération post-période d’essai
- 3 mois après pour évaluer un nouvel objectif
Un bon outil enverra des rappels automatiques aux bonnes personnes, au bon moment.
Traitez les signaux faibles
Les RH doivent aussi lire, analyser et exploiter les entretiens.
Un logiciel moderne peut vous faire gagner un temps précieux :
- Analyse de sentiments
- Détection du taux de dissonance manager/collaborateur
- Identification des demandes restées sans réponse
- Suivi des risques RPS
- Repérage des sujets récurrents d’une année sur l’autre
Conclusion : la recette du 100%
Un taux de complétion proche de 100% ne s’obtient pas par la seule relance…
Il repose sur un enchaînement logique :
Avant : Adhésion – Sens et communication claire
Pendant : Appropriation – Contenu pertinent + Expérience utilisateur soignée
Après : Adoption – Actions concrètes et suivi intelligent
Petit mémo :
| Adhésion | Avant | Communication |
| Appropriation | Pendant | Expérience utilisateur |
| Adoption | Après | Retours actions |
Et, pour booster encore vos résultats, explorez aussi la gamification des processus RH. Sans être spécifique aux entretiens, elle peut créer une dynamique positive qui rapproche du 100%.
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