Charte IA en entreprise : le modèle à adapter, agent IA RH compris

Vos collaborateurs utilisent déjà l'IA générative, avec ou sans cadre. Une charte IA fixe les règles du jeu : outils autorisés, données à protéger, usages interdits, validation humaine. Voici le cadre légal, les 12 articles indispensables et la méthode pour la faire adopter. Un modèle Word gratuit est disponible pour l'adapter à votre organisation.

Pourquoi une charte IA maintenant

Trois raisons rendent la charte urgente.

• Les usages existent déjà. Rédaction, traduction, synthèse : vos équipes utilisent des assistants IA, souvent avec des comptes personnels. Sans règle, des données confidentielles peuvent quitter l’entreprise.
• Le règlement européen sur l’IA s’applique. Depuis le 2 février 2025, l’article 4 de l’AI Act impose aux employeurs qui utilisent des systèmes d’IA de garantir un niveau suffisant de maîtrise de l’IA à leurs équipes. Certaines pratiques sont interdites depuis la même date, comme la reconnaissance des émotions sur le lieu de travail.
• Les usages RH sont sensibles. Recrutement, évaluation, promotion : l’AI Act classe une grande partie de ces usages à haut risque, avec des obligations qui entrent en vigueur progressivement. Voir AI Act RH.

Le cadre juridique en bref

Texte	Ce qu’il implique pour la charte
AI Act, article 4	Former et informer les utilisateurs : la charte en est la base
AI Act, article 5	Lister les usages interdits
AI Act, usages à haut risque	Prévoir le contrôle humain et la traçabilité pour les usages RH
RGPD	Interdire les données personnelles dans les outils non autorisés, informer les personnes
Code du travail	Consulter le CSE sur l’introduction d’une nouvelle technologie ; suivre la procédure du règlement intérieur si la charte crée des obligations sanctionnables

Les 12 articles d’une charte IA

1. Objet et périmètre : à qui s’applique la charte (salariés, intérimaires, prestataires) et quels outils sont concernés.
2. Définitions : IA générative, assistant IA, agent IA, donnée personnelle, donnée confidentielle.
3. Outils autorisés : la liste des outils validés par l’entreprise, avec leurs conditions (compte professionnel, offre entreprise). Tout autre outil est soumis à validation.
4. Classification des données : ce qui peut être utilisé dans quel outil. Par exemple : données publiques partout, données internes dans les outils validés, données personnelles et confidentielles uniquement dans les outils hébergés et contractualisés pour cela.
5. Usages interdits : décisions automatisées sur une personne, reconnaissance des émotions, données de santé dans un outil non prévu, contournement des droits d’accès.
6. Contrôle humain : toute production de l’IA est relue avant diffusion ; toute décision concernant une personne reste prise par un humain.
7. Transparence : signaler les contenus produits avec l’IA quand ils sont diffusés à l’extérieur ou concernent une personne.
8. Confidentialité et propriété intellectuelle : ne pas transmettre de secrets d’affaires, vérifier les droits sur les contenus produits.
9. Sécurité : comptes professionnels, authentification forte, signalement des incidents.
10. Formation et maîtrise de l’IA : parcours de formation par profil, en réponse à l’article 4 de l’AI Act.
11. Gouvernance : un référent IA, un comité qui valide les nouveaux outils et usages, le rôle du DPO.
12. Révision et sanctions : révision annuelle, et rappel des sanctions applicables en cas de manquement.

Le cas des agents IA RH

Un agent IA RH agit sur des données de personnes : il mérite un article dédié dans la charte, ou une annexe. Trois points à préciser.

• Les droits : l’agent n’accède qu’aux données que l’utilisateur peut voir. Un manager ne doit jamais obtenir par l’agent ce qu’il ne voit pas dans le logiciel RH.
• Les actions : la liste des actions que l’agent peut réaliser, et celles qui exigent une validation (envoi d’un message, modification d’un dossier).
• Le journal : qui a demandé quoi, quelles données ont été lues, quelles actions ont été faites, avec la durée de conservation.

C’est ce que permet par exemple Teed, l’agent IA RH de Teedia : mêmes droits que l’utilisateur, confirmation avant chaque écriture, journal exportable et choix du modèle d’IA par usage. Voir gouvernance de l’IA.

Comment rédiger et faire adopter la charte

1. Faire l’inventaire des usages : un court questionnaire aux équipes révèle les outils réellement utilisés.
2. Co-construire : DRH, DSI, DPO, juriste et quelques utilisateurs. Une charte écrite par la seule DSI est rarement appliquée.
3. Consulter le CSE : l’introduction de l’IA est un sujet de consultation. Si la charte crée des obligations sanctionnables, elle suit la procédure du règlement intérieur.
4. Former : une heure suffit pour présenter la charte, les outils autorisés et les bons réflexes, et répondre à l’article 4.
5. Rendre la règle facile : un outil autorisé, simple et performant, est le meilleur moyen de réduire l’usage des outils personnels.
6. Réviser chaque année : les outils et la réglementation évoluent vite.

Les erreurs à éviter

• Tout interdire : les usages passent alors sous le radar.
• Rester abstrait : une charte utile cite des outils et des exemples concrets.
• Oublier les prestataires : ils manipulent aussi vos données.
• Ne pas prévoir de référent : sans interlocuteur, les questions restent sans réponse.

À retenir

Une charte IA protège vos données, répond à l’obligation de maîtrise de l’IA de l’AI Act et donne un cadre clair à vos équipes. Elle tient en 12 articles, se co-construit, passe devant le CSE et se révise chaque année. Pour les usages RH, elle précise les droits, les actions et le journal de l’agent IA.

Pour aller plus loin : téléchargez le modèle Word, lisez notre guide déployer un agent IA RH en ETI, et découvrez comment Teedia traite l’IA et le RGPD.