Dans beaucoup d'ETI, le dossier du personnel existe en trois exemplaires : une chemise papier au siège, un répertoire partagé sur le serveur RH et une fiche dans le logiciel de paie. Aucun n'est complet, et aucun ne parle aux autres. Ce guide fait le point sur le contenu d'un dossier salarié, ce qu'il ne doit jamais contenir, les durées de conservation à retenir, les droits du salarié, puis sur la façon d'en faire un dossier unique, dématérialisé et relié aux entretiens, compétences et formations.
Que contient le dossier du personnel ?
Aucun texte ne définit le dossier du personnel. C’est une pratique d’organisation : rassembler, salarié par salarié, les pièces que l’employeur doit pouvoir produire et celles qui retracent la vie professionnelle dans l’entreprise. Un logiciel Core RH l’organise en blocs, chacun avec ses règles d’accès.
| Bloc | Pièces typiques | Qui l’alimente | Point de vigilance |
|---|---|---|---|
| Embauche | Promesse d’embauche, copie des pièces utiles, titre de travail le cas échéant, RIB | RH, collaborateur | Ne demander que ce qui sert à l’emploi |
| Contrat | Contrat de travail, avenants, convention collective, classification | RH, paie | Avenant signé à chaque changement durable |
| Données administratives | Adresse, situation familiale utile à la paie, personnes à prévenir | Collaborateur, avec validation RH | Justificatif pour les changements d’adresse |
| Temps et absences | Temps de travail, forfait jours, absences | Paie, SIRH, gestion des temps | Motif médical jamais visible |
| Formation | Attestations, habilitations, certificats | RH formation, organismes | Dates d’expiration des habilitations |
| Entretiens | Comptes rendus d’entretiens annuels et de parcours professionnel | Manager, collaborateur | Commentaires factuels |
| Discipline | Courriers de sanction | RH, juridique | Plus invocable après trois ans |
| Départ | Certificat de travail, reçu pour solde de tout compte, attestation pour France Travail | RH, paie | Conservation après la sortie |
Les données de santé forment un cas à part : le dossier médical est tenu par le service de prévention et de santé au travail. L’employeur ne détient que les dates de visite et l’avis d’aptitude ou l’attestation de suivi, rangés à part avec un accès restreint. Notre guide sur la visite médicale du travail détaille ce point.
Ce qu’on ne doit pas mettre dans un dossier salarié
Le principe est posé par le Code du travail et renforcé par le RGPD : les informations demandées à un salarié doivent avoir un lien direct et nécessaire avec son emploi. Restent hors du dossier :
- les opinions politiques, philosophiques ou religieuses et l’appartenance syndicale ;
- les diagnostics médicaux et les motifs médicaux des arrêts de travail ;
- la vie privée et familiale au-delà de ce qu’exige l’administration (la paie, la mutuelle) ;
- les extraits de casier judiciaire, sauf pour les métiers où un texte les exige ;
- les notes personnelles du manager, appréciations subjectives ou propos désobligeants.
Le numéro de sécurité sociale est une donnée nécessaire à la paie : il n’a pas à circuler dans les autres outils RH. Dans Teedia, les connecteurs de paie et de SIRH ne l’importent jamais.
Durées de conservation des documents du personnel
Il n’existe pas de durée de conservation unique. Le tableau ci-dessous donne des repères couramment retenus ; ils sont indicatifs et doivent être validés par votre conseil, en tenant compte de vos accords d’entreprise et du référentiel de la CNIL relatif à la gestion du personnel.
| Document | Durée indicative | Point de départ | Remarque |
|---|---|---|---|
| Mentions du registre unique du personnel | 5 ans | Départ du salarié | Obligation légale |
| Double des bulletins de paie | 5 ans | Date du bulletin | Le salarié garde ses bulletins sans limite |
| Contrat, avenants, documents de fin de contrat | 5 ans | Départ du salarié | Durée usuelle face aux litiges |
| Comptes rendus d’entretiens | Durée du contrat, puis archivage limité | Départ du salarié | Prouver la tenue des entretiens de parcours |
| Attestations de formation et habilitations | Durée du contrat, puis archivage limité | Départ du salarié | Utiles en cas d’accident du travail |
| Sanctions disciplinaires | Selon la règle fixée | Date de la sanction | Plus invocables après 3 ans |
| Candidatures non retenues | 2 ans | Dernier contact | Candidat informé, sauf opposition de sa part |
Une procédure en cours change tout : un dossier en contentieux ne doit pas être purgé. Dans le Core RH de Teedia, chaque type de donnée reçoit une durée et une action à l’échéance (anonymiser ou supprimer), la purge mensuelle conserve son journal, et une fiche marquée « contentieux en cours » n’est jamais purgée.
Droits d’accès du salarié et RGPD
Le dossier du personnel est un traitement de données personnelles. Il figure au registre des activités de traitement, ses finalités sont définies et ses accès sont limités. Le salarié dispose de plusieurs droits au titre du RGPD :
- accès : obtenir une copie des données qui le concernent, y compris les comptes rendus d’entretiens et les évaluations ; la réponse est due dans un délai d’un mois, prolongeable dans certains cas ;
- rectification : faire corriger une donnée inexacte, par exemple une adresse ou une qualification ;
- information : savoir quelles données sont traitées, pourquoi, par qui et combien de temps.
En pratique, les demandes d’accès arrivent souvent au moment d’un départ conflictuel. Un dossier tenu de façon factuelle, avec un historique daté, rend la réponse rapide et sans mauvaise surprise. Pour l’usage de l’IA sur ces données, notre page RGPD et AI Act détaille les garanties appliquées par Teedia : hébergement en France chez OVHcloud, droits par rôle, pseudonymisation pour les analyses.
Dématérialisation RH : passer au dossier du personnel numérique
La dématérialisation du dossier salarié se mène en quatre temps dans une ETI.
L’étape 3 est celle que l’on sous-estime. Une ETI dispose déjà d’un logiciel de paie et souvent d’un SIRH : le dossier numérique lit leurs données et s’appuie sur elles. Teedia se connecte notamment à Lucca, PeopleSpheres et Yeap, et vous décidez pour chaque donnée quel logiciel fait foi ; les données venues de la paie restent verrouillées dans la fiche.
L’étape 4 est l’occasion de faire le ménage : ne numérisez pas des pièces qui auraient dû être détruites. Une reprise de 1 200 dossiers papier se planifie établissement par établissement, en commençant par les salariés présents.
Comment choisir un outil pour le dossier du personnel ?
| Critère | Pourquoi c’est décisif en ETI | Ce que fait Teedia |
|---|---|---|
| Droits par bloc et par rôle | Le manager ne doit pas voir RIB ni documents personnels | Lecture, saisie directe ou avec validation, par bloc |
| Historique daté | Prouver qui a modifié quoi et quand | Chaque modification crée une ligne datée |
| Connecteurs paie et SIRH | Éviter la double saisie | Lucca, PeopleSpheres, Yeap, Beetween pour les recrues |
| Signature électronique | Contrats et avenants sans papier | Signataires par acte et par population, relances automatiques |
| Conservation et purge | Respecter les durées sans y penser | Durée et action par type de donnée, journal des purges |
| Lien avec les talents | Un dossier qui sert tous les jours | Entretiens, formations, compétences dans la même fiche |
| Agent IA | Retrouver une pièce ou un manque en une question | Teed, sous les droits de chaque utilisateur |
Ce que l’IA et Teed changent dans la gestion du dossier salarié
La charge d’un dossier du personnel tient surtout aux relances : la pièce qui manque, l’avenant non signé, la formation réalisée mais jamais attestée. Teed, l’agent IA RH de Teedia, prend ces tâches en charge.
- Repérer les manques : à la demande « Montre-moi les pièces manquantes dans les dossiers des embauches de septembre », Teed parcourt les fiches et rend un tableau par établissement, prêt à exporter en Excel.
- Relancer : Teed prépare et envoie les relances aux collaborateurs et aux signataires, après votre accord.
- Répondre aux collaborateurs : un salarié demande une attestation employeur ou la mise à jour de son adresse ; Teed l’oriente vers la bonne démarche, dans l’application, sur mobile, dans Microsoft Teams ou par e-mail, et l’attestation est générée tout de suite.
Teed agit sous les droits de chaque utilisateur : un manager ne fait jamais apparaître un document personnel de son équipe. L’IA propose, la RH décide.
Du dossier collaborateur aux entretiens : une seule donnée talents
Le dossier du personnel prend sa valeur quand il circule. Dans Teedia, le poste, la classification et la date d’entrée du dossier ciblent automatiquement les campagnes du logiciel de gestion des entretiens : entretien de fin de période d’essai, entretien annuel, entretien de parcours professionnel. Le compte rendu signé revient dans le dossier, les compétences évaluées alimentent la cartographie, les besoins exprimés alimentent le plan de formation. Notre exemple d’entretien annuel rempli montre ce que contient un compte rendu bien tenu.
À l’arrivée, le dossier s’ouvre avec le parcours d’intégration : les pièces demandées au nouvel arrivant font partie de ses tâches d’accueil. Et la partie réglementaire du dossier, celle des entrées et sorties, alimente le registre unique du personnel sans ressaisie.
Matthieu Baudin 