Une ETI de 1 500 salariés répartis sur cinq sites gère chaque année plusieurs centaines d'échéances de santé au travail : visites d'embauche, renouvellements, reprises après arrêt, visites de mi-carrière, suivi renforcé des postes à risques. L'employeur n'en maîtrise pas le contenu médical, mais il est responsable de leur organisation. Ce guide présente les types de visites, les périodicités à retenir, le rôle exact de l'employeur, les règles de confidentialité et la façon de suivre ces échéances site par site.
Les types de visites médicales du travail
Le suivi de l’état de santé des salariés est assuré par le service de prévention et de santé au travail auquel l’employeur adhère. Il prend plusieurs formes selon le moment de la carrière et le poste occupé.
- La visite d’information et de prévention (VIP) : la visite d’embauche de droit commun, réalisée par un professionnel de santé (médecin du travail, infirmier, collaborateur médecin). Elle donne lieu à une attestation de suivi.
- Le suivi individuel renforcé (SIR) : pour les postes exposés à des risques particuliers (par exemple certains agents chimiques, rayonnements ionisants, risques de chute de hauteur lors du montage d’échafaudages, ou postes dont l’affectation est conditionnée à un examen d’aptitude). Il commence par un examen médical d’aptitude avant l’affectation, conclu par un avis d’aptitude.
- La visite de reprise : au retour de certaines absences, pour vérifier que le poste est compatible avec l’état de santé.
- La visite de pré-reprise : pendant un arrêt de travail long, pour préparer le retour.
- La visite de mi-carrière : à l’échéance fixée par accord de branche ou, à défaut, durant l’année des 45 ans. Elle est le point de départ de l’entretien de mi-carrière, que l’employeur tient dans les deux mois qui suivent.
- La visite à la demande : à tout moment, à l’initiative du salarié, de l’employeur ou du médecin du travail.
S’y ajoute, pour les salariés en arrêt de plus de 30 jours, le rendez-vous de liaison : un échange entre le salarié et l’employeur, associant le service de santé au travail, pour informer le salarié des mesures possibles à son retour. Il est facultatif pour le salarié.
Périodicités des visites médicales : le tableau de référence
Les délais ci-dessous sont des repères généraux. Le médecin du travail peut fixer une périodicité plus courte selon l’état de santé, l’âge ou les risques du poste, et certains salariés relèvent d’un suivi adapté (travailleurs handicapés, travailleurs de nuit, titulaires d’une pension d’invalidité). Vérifiez toujours les règles applicables avec votre service de santé au travail.
| Visite | Qui est concerné | Délai ou périodicité indicative | Réalisée par | Document remis à l’employeur |
|---|---|---|---|---|
| Visite d’information et de prévention | Tout salarié embauché | Dans les 3 mois suivant la prise de poste ; avant l’affectation pour le travail de nuit et les moins de 18 ans | Professionnel de santé | Attestation de suivi |
| Renouvellement de la VIP | Salariés en suivi simple | Au plus tous les 5 ans | Professionnel de santé | Attestation de suivi |
| Examen d’aptitude à l’embauche | Postes en suivi individuel renforcé | Avant l’affectation au poste | Médecin du travail | Avis d’aptitude |
| Renouvellement du suivi renforcé | Postes en suivi individuel renforcé | Au plus tous les 4 ans, avec une visite intermédiaire au plus tard 2 ans après | Médecin du travail, puis professionnel de santé | Avis d’aptitude |
| Visite de reprise | Retour de congé maternité, maladie professionnelle, accident du travail d’au moins 30 jours, maladie ou accident non professionnel d’au moins 60 jours | Au plus tard 8 jours après la reprise | Médecin du travail | Avis |
| Visite de pré-reprise | Arrêt de plus de 30 jours | Pendant l’arrêt, à l’initiative du salarié ou des médecins | Médecin du travail | Aucun, sauf accord du salarié |
| Visite de mi-carrière | Salariés atteignant l’échéance | Échéance de branche ou, à défaut, année des 45 ans | Médecin du travail ou infirmier | Selon le cas |
Le rôle de l’employeur : organiser, convoquer, tracer
L’employeur ne réalise pas les visites, mais il porte la responsabilité de leur tenue. Son rôle se résume en quatre verbes.
En cas d’accident ou de contentieux, la question posée sera simple : la visite a-t-elle été demandée à temps ? D’où l’importance de dater la demande de rendez-vous autant que la visite elle-même. Un service de santé au travail saturé n’exonère pas l’employeur de prouver qu’il a fait sa part.
Aptitude, inaptitude et préconisations
À l’issue d’une visite, l’employeur reçoit une attestation de suivi (suivi simple) ou un avis d’aptitude ou d’inaptitude (suivi renforcé, reprise). Le médecin du travail peut aussi formuler des préconisations : aménagement d’horaires, restriction de port de charges, poste adapté. L’employeur les met en œuvre ou explique par écrit pourquoi il ne le peut pas.
Un avis d’inaptitude ouvre une procédure encadrée : recherche de reclassement conforme aux préconisations, sauf dispense expresse mentionnée dans l’avis, consultation du CSE, et reprise du versement du salaire si le salarié n’est ni reclassé ni licencié dans le mois. Ces situations se traitent avec un conseil juridique.
Confidentialité et données de santé
Le dossier médical en santé au travail est tenu par le service de santé au travail, sous secret médical. L’employeur ne reçoit jamais de diagnostic. Dans son système d’information, il détient seulement :
- les dates de visite, leur type et leur statut ;
- l’attestation de suivi ou l’avis d’aptitude, et les préconisations d’aménagement ;
- les dates d’arrêt utiles au calcul des visites de reprise, sans motif médical.
Ces données restent sensibles : leur accès doit être réservé aux personnes qui en ont besoin. Dans Teedia, le manager voit les dates et l’aptitude de son équipe pour organiser le travail, jamais le détail médical, qui reste entre le collaborateur, la santé au travail et la RH. Les données sont hébergées en France chez OVHcloud, traitées conformément au RGPD, et soumises à une durée de conservation suivie d’une purge, comme le reste du dossier du personnel.
Suivre les échéances de visites médicales par site
Le suivi médical des salariés se complique avec le nombre de sites, chacun rattaché à son propre service de santé au travail, et avec les populations qui bougent : alternants, saisonniers, salariés de nuit, mutations entre établissements. Les pièges les plus fréquents en ETI :
- Les reprises oubliées : la RH de site apprend le retour le jour même, et le délai de huit jours file.
- Les postes en suivi renforcé non déclarés : un salarié change de poste et passe sur une machine soumise à autorisation de conduite sans examen d’aptitude.
- Les mutations : le salarié change de site et de service de santé au travail, et son échéance disparaît des radars.
- Les visites de mi-carrière : nouvelles, elles ne figurent dans aucun tableau existant.
Un logiciel Core RH calcule chaque échéance à partir des dates du dossier : embauche, poste, retour d’arrêt, date de naissance. Dans Teedia, chaque type de suivi a sa règle de calcul, la RH est alertée 30 jours avant la date limite, puis relancée si la visite n’est pas planifiée.
Comment choisir un outil pour le suivi des visites médicales ?
| Critère | Pourquoi c’est décisif en ETI | Ce que fait Teedia |
|---|---|---|
| Calcul des échéances par type | Chaque visite a sa règle | Date limite calculée pour la VIP, le suivi renforcé, la reprise, les périodiques |
| Alertes et relances | Des centaines d’échéances par an | Alerte 30 jours avant, relance si non planifiée |
| Multi-sites | Un service de santé au travail par site | Suivi par établissement, vue consolidée pour la RH groupe |
| Accès restreint | Données de santé | Manager : dates et aptitude ; détail médical jamais visible |
| Lien avec la paie et les absences | Dates de retour d’arrêt à jour | Absences synchronisées via les connecteurs (Lucca, Yeap…) |
| Conservation | Ne pas garder ces données sans limite | Durée et purge paramétrées par type de donnée |
| Hébergement et RGPD | Données sensibles de toute la population | Hébergement en France chez OVHcloud |
| Agent IA | Préparer la semaine en une question | Teed liste les visites à organiser, sans donnée médicale |
Ce que l’IA et Teed changent dans le suivi médical
Teed, l’agent IA RH de Teedia, travaille sur les dates et les statuts, jamais sur le contenu médical. Il permet à la RH de site de piloter les échéances en langage courant, dans l’application, sur mobile ou dans Microsoft Teams :
- « Liste les visites de reprise à organiser cette semaine » : Teed rend un tableau par établissement, avec la date de retour, la date limite et le statut de la demande ;
- « Quels salariés embauchés à Roanne depuis juillet n’ont pas encore d’attestation de suivi ? » : Teed croise les dates d’embauche et les visites tracées ;
- « Prépare le récapitulatif des visites en retard pour la réunion de site » : Teed produit un fichier Excel prêt à partager.
Teed respecte les droits de chaque utilisateur : un manager qui l’interroge n’obtient que les dates et l’aptitude de son équipe. L’IA prépare, la RH organise et le médecin décide.
Visites médicales, formations obligatoires et habilitations
Le suivi médical est relié à la formation. Plusieurs autorisations exigent un avis médical en plus d’une formation : la conduite de certains engins, le travail en hauteur, les habilitations à des risques particuliers. Dans Teedia, l’échéance médicale et l’échéance de formation d’un même salarié se lisent ensemble : le logiciel de gestion de la formation suit les recyclages et les habilitations, le Core RH suit l’aptitude. Un cariste dont l’aptitude arrive à échéance en même temps que son recyclage est signalé une fois, avec les deux actions à mener. Notre guide sur les formations obligatoires détaille ces échéances.
La visite de mi-carrière, enfin, ouvre l’entretien de mi-carrière : la date de visite tracée dans le Core RH fixe la date limite de l’entretien dans le module entretiens, sans ressaisie.
Jean-Yves Falière 
