Le registre unique du personnel est l'un des rares documents RH que l'inspection du travail peut demander à voir le jour même. Dans une ETI de plusieurs sites, avec des intérimaires en rotation, des stagiaires et des mutations internes, le tenir à jour à la main devient un exercice risqué. Ce guide détaille qui doit le tenir, les mentions obligatoires, les cas particuliers, la version dématérialisée, puis propose un modèle en tableau et la façon de le produire sans ressaisie.
Qui doit tenir un registre unique du personnel ?
Tout employeur de droit privé tient un registre unique du personnel, quel que soit son effectif, dès le premier salarié. L’obligation est posée par l’article L1221-13 du Code du travail : le registre est tenu dans chaque établissement où sont employés des salariés, et les personnes y sont inscrites dans l’ordre des embauches, au moment de l’embauche.
Pour une ETI, le mot important est « établissement ». Un groupe de 1 800 salariés répartis sur un siège, deux usines et six agences tient neuf registres, un par établissement, même si la paie et le Core RH sont centralisés. Le registre sert à vérifier sur place qui travaille dans l’établissement, et depuis quand.
Le registre ne remplace pas la déclaration préalable à l’embauche, faite auprès de l’Urssaf avant la prise de poste. Les deux obligations coexistent : la déclaration informe l’administration, le registre trace la présence dans l’établissement. Un logiciel Core RH relie les deux à partir de la même fiche d’embauche.
Les mentions obligatoires du registre du personnel
Chaque ligne du registre correspond à une personne. Les mentions sont portées au moment de l’embauche, puis complétées au départ, sans jamais effacer la ligne.
| Mention | Concerne | Exemple de saisie | Source habituelle |
|---|---|---|---|
| Nom et prénoms | Tous | MARTIN Clément Louis | Dossier collaborateur |
| Nationalité | Tous | Française | Pièce d’identité |
| Date de naissance | Tous | 14/03/1991 | Pièce d’identité |
| Sexe | Tous | Masculin | Dossier collaborateur |
| Emploi occupé | Tous | Technicien de maintenance | Contrat de travail |
| Qualification | Tous | Agent de maîtrise, coefficient de la convention | Contrat, convention collective |
| Date d’entrée | Tous | 12/01/2026 | Contrat, déclaration d’embauche |
| Date de sortie | Personnes sorties | 30/09/2026 | Solde de tout compte |
| Nature particulière du contrat | CDD, temps partiel, apprentissage, professionnalisation | Contrat à durée déterminée | Contrat de travail |
| Type et numéro du titre de travail | Travailleurs étrangers soumis à autorisation | Titre de séjour salarié, n° … | Titre fourni à l’embauche |
| Mention « salarié temporaire » et agence | Intérimaires | Nom et adresse de l’agence d’emploi | Contrat de mise à disposition |
Pour les travailleurs étrangers, l’employeur conserve en plus une copie du titre autorisant à travailler. Les mentions exactes et leur formulation peuvent évoluer : faites valider votre modèle par votre conseil juridique, surtout si votre population compte des statuts atypiques (détachés, saisonniers, volontaires).
Intérimaires, stagiaires, multi-établissements : les cas particuliers
Les intérimaires sont inscrits sur le registre de l’entreprise utilisatrice, avec la mention « salarié temporaire » et le nom et l’adresse de l’entreprise de travail temporaire. Dans une usine qui accueille 40 intérimaires par mois en haute saison, c’est souvent la partie la plus incomplète du registre : les missions courtes et les renouvellements s’enchaînent, et l’information arrive par le planning de production avant d’arriver à la RH.
Les stagiaires figurent dans une partie spécifique : nom et prénoms, dates de début et de fin du stage, nom et prénom du tuteur, lieu de présence. La convention de stage fournit toutes ces informations.
Les mutations entre établissements créent une sortie dans le registre du site de départ et une entrée dans celui du site d’arrivée, à la même date. Un registre tenu depuis un dossier collaborateur daté produit ces deux lignes sans intervention ; un registre papier ou Excel par site dépend de la mémoire des deux équipes RH.
Les entités multiples d’un groupe tiennent chacune leurs registres. Un salarié qui passe d’une filiale à une autre change d’employeur : il sort du registre de la première entité et entre dans celui de la seconde.
Tenue, conservation et consultation du registre
Les mentions sont portées de façon indélébile et dans l’ordre chronologique des embauches. Une erreur se corrige par une mention rectificative, jamais par une suppression. Les informations relatives à un salarié sont conservées cinq ans à compter de son départ de l’établissement.
Le registre est tenu à la disposition :
- des membres de la délégation du personnel du CSE, qui peuvent le consulter ;
- de l’inspection du travail et des agents chargés du contrôle du travail illégal ;
- de la direction et de la RH de l’établissement, qui en ont l’usage quotidien.
Le registre contient des données personnelles (nationalité, date de naissance, titre de séjour) : l’accès interne se limite aux personnes qui en ont besoin, et le traitement figure dans votre registre des activités de traitement au titre du RGPD. Les manquements (absence de registre, mentions manquantes) sont sanctionnés par une amende appliquée autant de fois qu’il y a de salariés concernés.
Registre unique du personnel dématérialisé : à quelles conditions ?
Le registre peut être tenu sur support numérique. Les conditions à respecter, à faire valider par votre conseil, tiennent en quatre points.
Un fichier Excel partagé ne coche aucune de ces cases : une ligne peut être effacée, un tri casse l’ordre, et rien ne prouve la date de saisie. Un outil RH qui historise chaque donnée remplit ces conditions par construction.
Modèle de registre unique du personnel
Ce modèle reprend les colonnes du tableau des mentions, rempli pour un établissement fictif. Il peut servir de base à un fichier Excel pour un petit site, ou de cahier des charges pour vérifier ce que produit votre outil.
| N° d’ordre | Nom et prénoms | Nationalité | Naissance | Sexe | Emploi | Qualification | Entrée | Sortie | Contrat, titre, agence |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 201 | MOREAU Julie | Française | 02/05/1994 | F | Chargée de communication | Cadre, position 2.2 | 03/02/2026 | CDI | |
| 202 | BENALI Amine | Française | 21/11/1988 | M | Ingénieur process | Cadre | 16/02/2026 | CDI | |
| 203 | SILVA Rui | Portugaise | 08/07/1997 | M | Cariste | Ouvrier, coefficient 170 | 02/03/2026 | 27/03/2026 | Salarié temporaire, agence et adresse |
| 204 | NDIAYE Awa | Sénégalaise | 15/01/1999 | F | Opératrice de production | Ouvrier, coefficient 155 | 09/03/2026 | CDD, titre de séjour salarié n° … | |
| Stage 12 | FAURE Léo | Française | 30/09/2005 | M | Stagiaire méthodes | 06/04/2026 | 26/06/2026 | Tuteur : ROUX Mathilde, atelier 2 |
Gardez une numérotation continue par établissement et ne réutilisez jamais un numéro. La colonne « Sortie » se remplit au départ ; la ligne reste en place pendant cinq ans au moins.
Comment choisir un outil pour tenir le registre unique du personnel ?
La question se pose rarement seule : en ETI, le registre est un produit du Core RH et de la paie. Les critères qui comptent sont ceux qui garantissent la fiabilité des données à la source.
| Critère | Pourquoi c’est décisif en ETI | Ce que fait Teedia |
|---|---|---|
| Historique daté | La traçabilité est la condition de la dématérialisation | Chaque modification crée une ligne datée et clôt la précédente |
| Multi-établissements et multi-entités | Un registre par établissement, des mutations fréquentes | Extraits par site, entrées et sorties dérivées des mutations |
| Intégration paie et SIRH | Éviter la double saisie des entrées et sorties | Connecteurs Lucca, PeopleSpheres, Yeap ; vous choisissez quel logiciel fait foi pour chaque donnée |
| Intérimaires et stagiaires | Populations souvent hors paie | Fiches créées au minimum, signalées « À compléter » |
| Droits par rôle | Nationalité, titre de séjour : données sensibles | Accès par bloc, le manager ne modifie jamais le contractuel |
| Agent IA | Produire un extrait en minutes le jour d’un contrôle | Teed génère l’extrait en Excel ou en PDF |
| Hébergement | Données personnelles de toute la population | Hébergement en France chez OVHcloud, conforme au RGPD |
Le détail des flux disponibles est présenté sur la page des intégrations.
Ce que l’IA et Teed changent dans la tenue du registre
Le jour d’un contrôle, la difficulté tient rarement au registre lui-même : elle tient aux trous. Une date de sortie oubliée, un intérimaire jamais saisi, un titre de séjour expiré. Teed, l’agent IA RH de Teedia, travaille sur ces trous avant qu’ils ne deviennent un problème.
- Produire l’extrait d’un site : demandé en langage courant, dans l’application, sur mobile ou dans Microsoft Teams, Teed génère le registre de l’établissement en Excel ou en PDF horodaté, avec les points à vérifier en tête.
- Signaler les incohérences : Teed repère les fiches sans date de sortie alors que la paie est soldée, les intérimaires présents au planning sans fiche, les titres de travail arrivant à échéance dans les 60 jours.
- Répondre aux questions de la RH de site : « Les volontaires en service civique doivent-ils figurer dans le registre de Valence ? » Teed répond à partir des règles internes publiées et renvoie au juriste pour les cas particuliers.
Teed enchaîne plus de 100 outils et respecte les droits de chaque utilisateur : une RH de site ne voit que son établissement. L’IA propose, la RH vérifie et transmet.
Du registre au parcours d’intégration : une seule donnée
L’entrée d’une personne dans le registre est aussi le point de départ de tout ce qui suit. Dans Teedia, la date d’entrée saisie une fois dans le dossier déclenche le parcours d’intégration du logiciel d’onboarding : tâches du manager, livret d’accueil, rapport d’étonnement. La même date calcule la fin de période d’essai, la visite d’information et de prévention à organiser dans les délais (voir notre guide sur la visite médicale du travail) et place la personne dans l’organigramme de l’entreprise dès son arrivée.
Le registre ne contient que des mentions administratives. Le reste de l’histoire d’un salarié (contrat, avenants, formations, entretiens) vit dans le dossier du personnel, dont le registre est une vue réglementaire. C’est cette continuité qui permet de répondre à l’inspection en quelques minutes, et à un auditeur interne avec les mêmes chiffres.
Jean-Yves Falière