Chaque automne, le même exercice revient : collecter des dizaines de demandes de formation, les trier, les faire tenir dans un budget et présenter un plan cohérent à la direction et au CSE. Bien mené, le plan de formation traduit la stratégie de l'entreprise en compétences concrètes. Mal mené, il devient une liste de souhaits qu'on découvre à moitié réalisée en décembre. Ce guide déroule la méthode, de la collecte des besoins au bilan, avec un exemple rempli et un modèle de tableau.
Plan de formation et plan de développement des compétences : de quoi parle-t-on ?
Le plan de formation regroupe les actions de formation que l’employeur décide de financer sur une période donnée. Depuis la loi Avenir professionnel de 2018, le Code du travail parle de plan de développement des compétences. Le changement de nom accompagne un changement d’esprit : l’entreprise organise le développement des compétences dont elle a besoin, avec des formats variés (présentiel, distanciel, formation en situation de travail, parcours mixtes).
Dans les faits, « plan de formation » reste l’expression courante, et c’est celle que l’on retrouve dans les échanges avec les managers. Le contenu, lui, ne change pas. Le plan distingue deux catégories d’actions :
- les formations obligatoires, imposées par un texte ou une convention pour exercer une activité (sécurité, habilitations, métiers réglementés) : elles se déroulent sur le temps de travail. Notre guide des formations obligatoires en entreprise en dresse la liste ;
- les autres formations, qui relèvent du choix de l’entreprise : adaptation aux évolutions des postes, projets, développement individuel.
Pour une ETI multi-sites, l’enjeu est de tenir un plan par site ou par entité, consolidé au niveau du groupe. C’est là qu’un logiciel de gestion de la formation prend le relais des tableurs : un seul flux de demandes, un budget tenu en temps réel et un suivi d’exécution partagé.
Comment construire un plan de formation en 4 étapes
1. Recueillir les besoins à la bonne source
Quatre sources se complètent :
- les entretiens annuels et professionnels, où le collaborateur exprime ses souhaits et où le manager constate des écarts de compétences ;
- les managers, qui connaissent les projets de leur équipe : nouvel équipement, nouveau client, réorganisation ;
- les obligations réglementaires, en particulier les recyclages d’habilitations qui arrivent à échéance dans l’année ;
- la stratégie de l’entreprise, déclinée en compétences critiques par la direction et les RH.
Une matrice de compétences par équipe objective ces besoins : elle montre, poste par poste, l’écart entre le niveau requis et le niveau détenu. Une demande qui comble un écart documenté pèse plus lourd en arbitrage qu’un souhait isolé.
2. Prioriser et arbitrer
Fixez une grille de priorité avant d’ouvrir le recueil, et partagez-la avec les managers :
- Priorité 1 : formations obligatoires et sécurité, non négociables.
- Priorité 2 : actions liées à la stratégie ou à un projet daté (mise en service d’une ligne, certification, compétence critique).
- Priorité 3 : développement individuel, mobilité, projets professionnels.
Les arbitrages se tiennent en séance avec la vision du budget. Chaque décision (validée, reportée, refusée) est tracée avec son motif et communiquée au demandeur : c’est ce qui rend le plan crédible l’année suivante.
3. Chiffrer le budget
Chaque action reçoit un coût complet et un financement envisagé, puis le total est comparé à l’enveloppe du site avant validation. La méthode détaillée fait l’objet de la section suivante.
4. Planifier, suivre et faire le bilan
Le calendrier répartit les actions sur l’année en évitant les pics d’activité et en plaçant chaque recyclage avant son échéance. Ensuite, le suivi compare en continu le plan voté au plan réalisé : sessions tenues, reportées, annulées, budget engagé et consommé. En fin d’année, le bilan croise ces chiffres avec les évaluations à chaud et à froid. Le modèle de Kirkpatrick donne une grille simple pour aller de la satisfaction jusqu’au transfert sur le poste.
Budget formation entreprise : estimer et financer le plan
Le budget d’un plan de formation se construit en coûts complets. Pour chaque action, additionnez :
- les coûts pédagogiques : prix de l’organisme, du formateur externe ou temps du formateur interne ;
- les coûts salariaux : le temps de formation est du temps de travail pour les formations obligatoires ;
- les frais annexes : déplacements, hébergement, location de salle, remplacement sur le poste.
Répartissez ensuite le budget en enveloppes, par site, par service ou par dispositif, et suivez trois montants : le prévisionnel (voté), l’engagé (inscriptions confirmées) et le réel (factures et sessions réalisées).
Côté financements, trois leviers existent :
| Financement | Pour qui | Points d’attention |
|---|---|---|
| Budget de l’entreprise | Toutes les entreprises | Source principale du plan dans une ETI |
| OPCO | Plan des entreprises de moins de 50 salariés ; au-delà, contributions conventionnelles ou volontaires, alternance, Pro-A | Règles de prise en charge propres à chaque OPCO, organisme certifié Qualiopi exigé |
| CPF co-construit | Salarié volontaire, en accord avec l’employeur | L’entreprise abonde le compte ; utile pour les certifications et le développement individuel |
Le CPF co-construit mérite d’être proposé en entretien : il finance des formations certifiantes qui servent à la fois le projet du salarié et les besoins de l’entreprise.
Exemple de plan de formation d’un site industriel
Voici un exemple de plan de formation pour un site de production de 380 salariés. Les montants sont donnés à titre d’illustration.
| Action | Public | Priorité | Modalité | Coût estimé | Financement | Échéance |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Recyclage CACES R489 (chariots) | 22 caristes | 1 | Inter-entreprises sur site | 6 600 € | Budget entreprise | Mars |
| MAC SST | 16 sauveteurs secouristes | 1 | Intra-entreprise | 3 200 € | Budget entreprise | Avril |
| Recyclage habilitation électrique BR | 10 techniciens de maintenance | 1 | Intra-entreprise | 4 000 € | Budget entreprise | Mai |
| Prise en main de la ligne de conditionnement 4 | 12 opérateurs | 2 | Constructeur + formation en situation de travail | 14 000 € | Budget entreprise | Juin |
| Résolution de problèmes (AMDEC, 8D) | 8 chefs d’équipe | 2 | Intra, 2 jours | 6 400 € | Budget entreprise | Septembre |
| Parcours management de proximité | 9 nouveaux chefs d’équipe | 2 | Mixte, 4 modules | 13 500 € | Budget entreprise | Octobre |
| Titre professionnel conducteur de ligne | 3 opérateurs | 2 | Alternance | 21 000 € | OPCO (Pro-A) | Décembre |
| Anglais technique | 4 ingénieurs | 3 | Distanciel | 4 800 € | CPF co-construit + abondement | Novembre |
| Tableur avancé | 6 techniciens | 3 | E-learning | 900 € | Budget entreprise | Au fil de l’eau |
Dans cet exemple, les priorités 1 sont planifiées au premier semestre, avant les échéances d’habilitation. La nouvelle ligne de conditionnement combine l’apport du constructeur et une formation en situation de travail encadrée par des opérateurs expérimentés. Les actions de reconversion interne s’inscrivent dans une logique d’upskilling et de reskilling : faire monter en compétences des personnes déjà présentes sur le site.
Comment créer un plan de formation dans Excel : le modèle
Excel reste le point de départ de nombreuses entreprises. Ce modèle de plan de formation tient en une ligne par action :
| Colonne | Contenu | Exemple |
|---|---|---|
| Action | Intitulé court | Recyclage CACES R489 |
| Compétence visée | Ce que la formation développe | Conduite de chariot en sécurité |
| Origine du besoin | Entretien, manager, obligation, projet | Obligation |
| Public | Population et effectif | 22 caristes |
| Priorité | 1, 2 ou 3 | 1 |
| Modalité | Présentiel, distanciel, mixte, en situation de travail | Inter-entreprises sur site |
| Organisme | Prestataire ou formateur interne | Organisme certifié |
| Durée | En heures par personne | 14 h |
| Coût total | Pédagogique + salarial + annexe | 6 600 € |
| Financement | Entreprise, OPCO, CPF | Entreprise |
| Période | Mois ou trimestre | Mars |
| Statut | À arbitrer, validée, planifiée, réalisée, reportée | Planifiée |
Trois réglages rendent le fichier exploitable : des listes déroulantes (validation des données) pour la priorité, la modalité et le statut ; un tableau croisé dynamique par site et par priorité pour suivre le budget ; une mise en forme conditionnelle qui colore les échéances proches.
Le tableur atteint ses limites dès que plusieurs sites l’alimentent : versions concurrentes, ressaisie des besoins issus des entretiens, aucun lien avec les inscriptions et les factures.
Les erreurs fréquentes dans un plan de formation
- Recueillir sans grille de priorité. Les managers remontent tout, et l’arbitrage se fait à l’ordre d’arrivée.
- Oublier les recyclages. Une habilitation expirée immobilise un poste : les obligations se planifient en premier.
- Chiffrer seulement le prix de l’organisme. Sans coûts salariaux et frais annexes, le budget dérape dès le printemps.
- Ne jamais répondre aux demandeurs. Une demande refusée sans explication décourage les suivantes.
- Figer le plan en janvier. Reports et demandes hors plan se gèrent au fil de l’eau, avec le budget à jour.
- Ne pas mesurer l’effet. Sans évaluation à froid, impossible de savoir quelles formations reconduire.
Ce que l’IA change dans la construction du plan
La partie la plus lourde du plan est la consolidation : relire des centaines de comptes rendus d’entretien, regrouper des demandes formulées différemment, rapprocher chaque besoin d’une compétence et d’un coût. L’IA prend en charge ce travail de fond :
- elle regroupe les besoins exprimés en entretien en actions homogènes ;
- elle relie chaque demande à une compétence du référentiel et à un écart constaté ;
- elle suggère des formations du catalogue adaptées à ces écarts ;
- elle produit un premier plan chiffré par site, en signalant les dépassements d’enveloppe.
Avec Teed, l’agent IA RH de Teedia, le responsable formation pose la question en langage courant : « regroupe les besoins de formation exprimés lors des entretiens professionnels du site de Lyon et chiffre-les ». Teed restitue un tableau par thème et par population, avec le nombre de demandes, les compétences visées et un coût estimé à partir du catalogue, exportable dans Excel pour la préparation de la consultation du CSE. Pour une ETI multi-sites, Teed prépare la même vue site par site, puis la consolidation groupe.
Le responsable formation garde l’arbitrage : l’IA propose une base de travail solide, la direction et les managers décident.
Le plan s’appuie ainsi sur des écarts de compétences mesurés. Dans Teedia, les besoins remontent des entretiens conduits dans le logiciel de gestion des entretiens, sont rattachés aux compétences du référentiel, et chaque formation suivie met à jour le niveau évalué dans le logiciel de gestion des compétences. Le plan de l’année suivante part d’une cartographie à jour.
Matthieu Baudin 
